Avec la crise sanitaire liée au Covid-19, Zoom connait une explosion de son utilisation. Je reçois de plus en plus d'enregistrements effectués via cette plateforme et je dois dire qu'ils me sont d'une grande aide face à des enregistrements effectués par téléphone sans visio. En effet, l'action d'enregistrement se fait directement à partir de l'application, ce n'est donc pas un enregistreur vocal posé au pied du téléphone et ça, ça fait toute la différence !

Cependant, ils peuvent parfois m'apporter quelques contraintes, ce pour quoi j'écris cet article aujourd'hui, une sorte de retour sur expérience afin de vous offrir un maximum de conseils pour animer une réunion Zoom en vue d'une transcription audio derrière.

Zoom est une application logicielle de visioconférence. Elle est utilisable sur smartphone, tablette et ordinateur, de n'importe où tant qu'il y a une connexion internet. Il est principalement utilisé pour faire des réunions d'entreprise, des entretiens divers, mais aussi dans le privé. Autant vous dire que depuis la crise sanitaire de 2020, Zoom a connu un essor phénoménal.

 

Un rapport publié le 02 juin 2020 par la plateforme elle-même fait état d'une augmentation de 354% de ses clients ayant plus de 10 employés. Le nombre de clients de la plateforme est passé de 405 à 769, soit une augmentation d’environ 90%.

Source : https://siecledigital.fr/2020/06/08/zoom-un-trimestre-plein-de-reussite-pour-la-plateforme-de-teleconference/

Je ne suis pas une spécialiste de cet outil, mais je vous livre les quelques points que j'ai pu en retirer à la suite de nombreuses transcriptions audio effectuées sur la base d'enregistrements faits à l'aide de cet outil.

 

1) Afficher le nom des participants.

Le premier, et pas des moindres, c'est l'affichage du nom des participants. Le grand avantage de Zoom est évidemment de pouvoir inviter des dizaines de personnes à la fois (jusqu'à 100 en utilisateur basique), chaque personne est affichée à l'écran via sa vignette. Je reçois donc des enregistrements avec bien souvent entre 2 et une dizaine de participants, mais il m'est arrivé d'en recevoir avec 20 ou 40 personnes présentes, notamment pour des conseils d'arrondissement ou conseils d’administration. Donc, afficher le nom des participants m'est d'une très (très) grande aide lorsque l'on ne connait pas les personnes présentes à la réunion. Cela ne me fait pas spécialement gagner du temps, mais surtout cette fonction m'évite d'en perdre ! Sans compter le fait que cela vous évitera de devoir reprendre l'enregistrement pour savoir qui a parlé si je n'ai pas l'identification de la personne.

Par ailleurs, pour éviter de nous retrouver avec des surnoms à la place des noms (j'ai déjà eu un "Iphone35", ou simplement des initiales ou encore le numéro de téléphone de la personne), pensez à cocher la case "afficher les noms des participants" dans les paramètres.

 

2) Couper les micros.

Malheureusement (pour moi), cette fonction est souvent oubliée. En effet, les participants pensent rarement, et à juste titre, j'imagine, à couper leur micro après leur intervention et cela peut mener à des désagréments : enfants qui crient derrière, les participants qui oublient qu'ils n'ont justement pas coupé leur micro et qui discutent avec leur conjoint de ce qu'ils vont faire au dîner (oui, oui), ou encore ceux qui font la réunion pendant leur trajet en voiture et où l'on peut entendre en arrière plan "tournez à droite, en direction de la D412". Véridique ! Bref, tout ça pour dire que ce sont des bruits parasites très désagréables pour effectuer la transcription de la personne qui a la parole.

Le plus simple étant que la personne qui anime la réunion Zoom coupe tous les micros des participants et les invités peuvent réactiver manuellement leur micro lorsqu'ils souhaitent prendre la parole.

 

3) Lever la main pour prendre la parole.

Dit comme ça, ça fait très scolaire, mais c'est une très grande aide pour les réunions à distance ! Cette fonctionnalité est très intéressante pour les participants afin d'éviter que tout le monde se coupe la parole et que ça soit la cohue générale (en distanciel, ça devient vite le bazar lorsque ça arrive), mais aussi pour moi, car démêler les interventions devient vite un casse-tête. Donc les participants peuvent lever la main via une fonctionnalité présente sur leur interface  (ils peuvent aussi le faire physiquement sur la visio, bien entendu), l'animateur leur donne, ça fait une réunion structurée et c'est bien plus agréable pour tout le monde.

 

4) Une bonne qualité de l'enregistrement.

La HD, c'est bien, mais ça peut parfois prendre beaucoup de poids sur la bande passante et rendre le son saccadé. Certains utilisateurs participent à la réunion avec leur caméra, puis la coupe quelques instants après leur prise de parole afin que la restitution sonore soit bonne. C'est une solution intéressante.

 

5) La vidéo.

Un point en accord avec le précédent, mais qui va aussi à contresens. On vient de voir que la visio peut parfois apporter son lot de désagréments, mais si avoir la vidéo ne pose pas de souci, elle peut m'être d'une grande aide également. En effet, il arrive que des mots soient incompréhensibles à l'oreille, et ce pour différentes raisons : un mot mâché ou tout simplement une micro coupure dans le son. Mais avec la vidéo on peut parfois réussir à lire sur les lèvres et à comprendre cedit mot. Donc autant que possible, gardez la vidéo et évidemment me donner l'enregistrement en format vidéo et pas seulement sonore. :)

 

6) Un casque ou des écouteurs.

Là, clairement, il n'y a pas de règle, sauf une petite éventuellement, mais elle est impossible (et non justifiée) à rendre obligatoire pour les participants.

Il est certain que je n'ai jamais rencontré de problèmes sonores avec les participants qui avaient un casque audio avec micro. C'est donc le grand luxe pour des réunions en distanciel, mais il va de soi que c'est un accessoire que l'on ne peut pas demander aux participants.

Pour ce qu'il s'agit des écouteurs, je ne sais pas, peut-être que cela dépend de la marque, car c'est très inégal. Qu'ils soient avec fil ou sans-fil, j'ai déjà rencontré des problèmes sonores avec les deux. Il y en a où la qualité est plus qu'incroyable et d'autres où le rendu sonore est absolument médiocre. J'ai même eu le cas où j'entendais parfaitement bien l'intervenant puis l'enregistrement est devenu un cauchemar à transcrire à partir du moment où l'intervenant a branché ses écouteurs. La compréhension sonore était donc 1 000 fois meilleure sans rien du tout qu'avec les écouteurs. Donc, là, je n'ai malheureusement pas de conseils à donner. À voir au cas par cas.

 

 

Voilà 6 conseils qui sont à mon sens essentiels pour mener à bien une réunion ou un entretien via Zoom en vue d'une transcription audio derrière. Je terminerais par un dernier élément qui est tout aussi important à prendre en compte : rappelez-vous que si vous, vous avez une mauvaise compréhension sur l'instant T, ça sera deux fois pire pour moi. Il faut se souvenir qu'il s'agit d'un enregistrement, ce n'est pas du tout pareil que lorsque l'on se parle en face à face. Comme le téléphone, en sommes, une fois que l'on rencontre la personne en "vrai", on se fait souvent la remarque : "oh, mais tu n'as pas du tout la même voix qu'au téléphone".

J'ai eu à de trop nombreuses fois des personnes qui continuaient à mener leur entretien alors qu'ils ne comprenaient qu'un mot sur deux, tout en se disait que ça allait le faire pour moi. Malheureusement, non, ce n'est pas le cas, si vous ne comprenez pas, je ne comprendrais certainement pas mieux que vous. Donc, si vous ne comprenez pas votre/vos intervenants, prenez le temps de résoudre ce problème, car 10 minutes dans de telles conditions d'enregistrement, ce n'est pas pareil que 2h de réunion à transcrire, et pour vous et pour moi qui vais passer plus de temps à comprendre, retourner en arrière, réécouter 3, 4, 5 fois avant de devoir mettre un blanc avec le time code. Au final, tout le monde y sera gagnant. :)

 

Mais peut-être que vous avez également des conseils intéressants qui pourraient être ajoutés à cette liste ?